Firma w Polsce: czego nie doceniają założyciele

Polska przyciąga francuskojęzycznych założycieli z dobrych powodów: duży rynek wewnętrzny, centralne położenie w Europie, szeroki dostęp do specjalistów i bardzo aktywne środowisko biznesowe w Warszawie. Większość z nich przyjeżdża po lekturze o formach spółek i porównaniu kilku opcji w internecie. Ta część jest dobrze opisana.

Założyciele nie doceniają zwykle wszystkiego, co otacza samą spółkę: kolejności kroków, czasu potrzebnego na każdy z nich, banku, księgowości i języka. Nic z tego nie jest szczególnie trudne. Razem decyduje jednak o tym, czy pierwsze miesiące poświęca się na budowanie działalności, czy na gonienie dokumentów. Poniżej opisujemy kwestie, które widzimy najczęściej, oraz to, co warto ustalić przed startem.

Bardziej kwestia czasu niż złożoności

Założenie firmy w Polsce rzadko jest skomplikowane, ale każdy krok zależy od poprzedniego. Spółka potrzebuje adresu siedziby. Rachunek bankowy potrzebuje spółki. Umowy, fakturowanie i wynagrodzenia potrzebują rachunku bankowego. Opóźnienie na jednym etapie przesuwa wszystkie kolejne.

W praktyce oznacza to konieczność planowania. Założyciele, którzy podpisują umowę najmu, zatrudniają pierwszego pracownika lub ogłaszają datę startu, zanim struktura jest gotowa, często płacą za miesiące, w których nie mogą jeszcze faktycznie działać. Prosty harmonogram, ułożony wstecz od dnia wystawienia pierwszej faktury, pozwala uniknąć większości tych problemów:

• wypisać kroki w kolejności, wraz z osobą odpowiedzialną za każdy z nich;
• zapytać każdego usługodawcę, ile zwykle trwa jego część w podobnej sprawie;
• zostawić margines na kroki zależne od podmiotów zewnętrznych, takich jak banki;
• ponosić koszty dopiero wtedy, gdy zakończone są kroki, od których zależą.

Bank i księgowość

Otwarcie rachunku firmowego jest często najdłuższym etapem. Banki pytają o wspólników, pochodzenie środków i planowaną działalność, a pytań przybywa, gdy wspólnicy mieszkają za granicą lub działalność ma charakter międzynarodowy. Jasny opis działalności, osób, które za nią stoją, i spodziewanych przepływów pieniędzy wyraźnie skraca tę rozmowę.

Drugą niespodzianką jest księgowość. Polska księgowość ma własne zasady i kalendarz, a lokalne biuro rachunkowe jest częścią zakładania firmy, a nie usługą, której szuka się po pierwszych fakturach. Warto wybrać biuro pracujące w języku, w którym czują się Państwo swobodnie, wyjaśnić, jak zamierzają Państwo fakturować i otrzymywać płatności, oraz od początku ustalić, kto co wysyła i kiedy.

Język i dokumenty

Procedury urzędowe, umowy z lokalnymi partnerami i wiele codziennych kontaktów odbywa się po polsku. Część dokumentów trzeba będzie przetłumaczyć. Inne trzeba będzie podpisać w określony sposób albo najpierw uzyskać w kraju pochodzenia. Założyciele, którzy dowiadują się o tym późno, tracą tygodnie na korespondencję, którą można było zaplanować.

Pomagają dwa nawyki. Po pierwsze, warto wcześnie zebrać dokumenty, o które zostaną Państwo poproszeni, dotyczące spółki, jej wspólników i członków zarządu, i sprawdzić, w jakiej formie każdy z nich jest potrzebny. Po drugie, warto mieć jedną lokalną osobę kontaktową, która prowadzi sprawę i mówi zarówno w Państwa języku, jak i po polsku. To oszczędza czas, a ktoś od razu zauważa, gdy któryś etap utknie.

Strona prawna należy do prawników

Zakładanie spółki, umowy, prawo pracy i spory podlegają prawu polskiemu, które w istotnych kwestiach różni się od prawa francuskiego, belgijskiego czy luksemburskiego. Wybór formy spółki, zasady jej działania, umowy o pracę i kwestie podatkowe to zadanie dla adwokatów, radców prawnych i doradców podatkowych, a nie dla biznesplanu czy wątku na forum.

Dla francuskojęzycznych założycieli naturalnym punktem wyjścia jest Legal Venture Partners. To niezależna warszawska firma prawnicza, która doradza przedsiębiorcom i inwestorom, a jej French Desk pracuje z klientami francuskojęzycznymi właśnie nad tymi kwestiami, po francusku. Więcej informacji znajdą Państwo na stronie lvpartners.pl. Nasz wcześniejszy artykuł o prowadzeniu biznesu w Polsce przez francuskojęzycznych założycieli krótko opisuje zakres pracy French Desk.

Rola OMAZEO

Przed krokami prawnymi trzeba przygotować uzasadnienie biznesowe. Dlaczego Polska i dla jakiej działalności? Kto będzie nią kierował na miejscu, z jakim zespołem i budżetem? Czy polska spółka będzie obsługiwać rynek polski, cały region, czy będzie bazą dla klientów międzynarodowych? Odpowiedzi wyznaczają wszystkie kolejne decyzje, od wyboru banku po plan zatrudnienia.

Nad tą częścią OMAZEO pracuje z założycielami. Pomagamy doprecyzować plan, kolejność kroków i budżet oraz koordynujemy współpracę z prawnikami i księgowymi, którzy zajmują się swoją częścią, aby mieli Państwo jeden plan zamiast kilku oddzielnych opinii. Jeśli zastanawiają się Państwo jeszcze, czy działalność w ogóle powinna być prowadzona przez spółkę, nasz artykuł o tym, kiedy uporządkować działalność, podsuwa pytania, od których warto zacząć. Więcej o naszym sposobie pracy.

Jeśli rozważają Państwo Polskę, warto zacząć od zapisania trzech rzeczy: czym zajmie się polska spółka, kto będzie zaangażowany i od kiedy ma działać. Następnie warto wypisać pytania, na które nie znają Państwo jeszcze odpowiedzi. Część z nich będzie dotyczyć biznesu, inne prawa lub podatków. Taka lista to najlepszy punkt wyjścia do pierwszej rozmowy: z nami o stronie biznesowej, a z firmą prawniczą o pozostałych kwestiach.

• Skontaktuj się z nami
• Zobacz Legal Venture Partners