Transfrontalier
S’implanter en Pologne : ce que les fondateurs négligent
S’implanter en Pologne est rarement complexe, mais l’ordre des étapes, la banque, la comptabilité et la langue freinent les fondateurs. Ce qu’il faut prévoir.
Par Olivier Maciejewski
4 min de lecture
La Pologne attire les fondateurs francophones pour de bonnes raisons : un grand marché intérieur, une position centrale en Europe, un vivier de talents important et une scène d’affaires très active à Varsovie. La plupart arrivent après s’être renseignés sur les formes de société et avoir comparé quelques options en ligne. Cette partie-là est bien documentée.
Ce que les fondateurs sous-estiment, c’est tout ce qui entoure la société : l’ordre des étapes, le temps que prend chacune, la banque, le comptable, la langue. Rien de tout cela n’est particulièrement compliqué. Mais c’est l’ensemble qui décide si les premiers mois servent à construire l’activité ou à courir après des papiers. Ci-dessous, les points que nous voyons le plus souvent, et ce qu’il vaut mieux clarifier avant de commencer.
Une question de temps plus que de complexité
S’implanter en Pologne est rarement compliqué, mais chaque étape dépend de la précédente. La société a besoin d’une adresse de siège. Le compte bancaire a besoin de la société. Les contrats, la facturation et la paie ont besoin du compte bancaire. Un retard à un endroit décale tout le reste.
Concrètement, il faut planifier. Les fondateurs qui signent un bail, recrutent un premier salarié ou annoncent une date de lancement avant que la structure soit prête paient souvent des mois pendant lesquels ils ne peuvent pas réellement travailler. Un calendrier simple, construit à rebours à partir de la date de votre première facture, évite l’essentiel de ces écueils :
- listez les étapes dans l’ordre, avec la personne chargée de chacune ;
- demandez à chaque prestataire combien de temps prend sa partie pour un dossier comme le vôtre ;
- gardez une marge pour les étapes qui dépendent de tiers, comme les banques ;
- n’engagez une dépense qu’une fois terminées les étapes dont elle dépend.
La banque et la comptabilité
L’ouverture d’un compte professionnel est souvent l’étape la plus longue. Les banques posent des questions sur les associés, l’origine des fonds et l’activité prévue, et ces questions se multiplient quand les associés vivent à l’étranger ou que l’activité est internationale. Une description claire de l’activité, des personnes qui la portent et des flux d’argent attendus raccourcit nettement l’échange.
La comptabilité est l’autre surprise. La comptabilité polonaise a ses propres règles et son propre calendrier, et un cabinet comptable local fait partie de l’installation : ce n’est pas un prestataire à chercher après les premières factures. Choisissez-en un qui travaille dans une langue où vous êtes à l’aise, expliquez-lui comment vous comptez facturer et être payé, et convenez dès le départ de qui envoie quoi, et quand.
La langue et les documents
Les démarches officielles, les contrats avec les partenaires locaux et une bonne partie des échanges quotidiens se font en polonais. Certains documents devront être traduits. D’autres devront être signés d’une manière particulière, ou d’abord obtenus dans votre pays d’origine. Les fondateurs qui le découvrent tard passent des semaines en allers-retours qu’ils auraient pu anticiper.
Deux habitudes aident. D’abord, rassemblez tôt les documents qui vous seront demandés sur la société, ses associés et ses dirigeants, et vérifiez la forme que chacun doit prendre. Ensuite, ayez un interlocuteur local unique qui suit le dossier et parle à la fois votre langue et le polonais. Vous gagnez du temps, et quelqu’un remarque quand une étape se bloque.
Le volet juridique relève d’un cabinet d’avocats
La création de société, les contrats, le droit du travail et les litiges relèvent du droit polonais, qui diffère du droit français, belge ou luxembourgeois sur des points qui comptent. Le choix de la forme de société, la gouvernance, les contrats de travail et les questions fiscales sont l’affaire d’avocats et de conseillers fiscaux, pas d’un business plan ni d’un fil de discussion sur un forum.
Pour les fondateurs francophones, Legal Venture Partners est un point de départ naturel. C’est un cabinet d’avocats indépendant de Varsovie qui conseille entrepreneurs et investisseurs, et son French Desk travaille avec les clients francophones sur ces questions précises, en français. Le cabinet est présenté sur lvpartners.pl. Notre article sur la création d’entreprise en Pologne pour les fondateurs francophones résume ce que couvre le French Desk.
Le rôle d’OMAZEO
Avant les étapes juridiques, il y a un projet d’entreprise à poser. Pourquoi la Pologne, et pour quelle activité ? Qui la dirigera sur place, avec quelle équipe et quel budget ? La société polonaise servira-t-elle le marché polonais, la région, ou une clientèle internationale ? Les réponses orientent tous les choix suivants, de la banque au plan de recrutement.
C’est sur cette partie qu’OMAZEO travaille avec les fondateurs. Nous aidons à clarifier le plan, l’ordre des étapes et le budget, et nous nous coordonnons avec les avocats et les comptables chargés de leur partie, pour que vous ayez un seul plan plutôt que plusieurs avis séparés. Si vous vous demandez encore s’il faut exercer votre activité au travers d’une société, notre article sur le bon moment pour structurer son activité présente les questions à se poser d’abord. Vous pouvez aussi découvrir notre façon de travailler.
Si vous envisagez la Pologne, commencez par écrire trois choses : ce que fera l’entité polonaise, qui sera impliqué, et la date à laquelle vous voulez qu’elle fonctionne. Listez ensuite les questions auxquelles vous ne savez pas encore répondre. Certaines seront commerciales, d’autres juridiques ou fiscales. Cette liste est le meilleur point de départ pour un premier échange : avec nous pour la partie stratégie, et avec un cabinet d’avocats pour le reste.
