Agencja OFM: najpierw procesy, potem rekrutacja

Agencja OFM może w ciągu kilku miesięcy podwoić liczbę twórców, z którymi pracuje. Rekrutacja twórców, managerów i chatterów to widoczna część tego wzrostu. Wiedza o tym, kto co podpisał, kto ma dostęp do którego konta i do kiedy, to część, która zwykle zawodzi jako pierwsza.

Większość agencji zauważa problem późno. Wszystko działa, dopóki założyciel osobiście zajmuje się każdym wdrożeniem i pamięta każdy szczegół. Potem zespół rośnie, praca zostaje podzielona, a wiedza, którą miała jedna osoba, nie jest nigdzie zapisana. Poniżej opisujemy procesy, które warto uporządkować przed kolejną falą rekrutacji.

Dlaczego procesy przed ludźmi

Zatrudnianie wydaje się naturalną odpowiedzią na wzrost. Więcej twórców oznacza więcej chatterów, managerów i wsparcia. Każda nowa osoba wnosi jednak także nowe dokumenty, nowe uprawnienia i nowe terminy do pilnowania. Bez wspólnego sposobu pracy każda rekrutacja zwiększa chaos, zamiast odciążać zespół.

Proces nie musi być skomplikowany. Musi być spisany, stosowany za każdym razem w tej samej kolejności i mieć swojego właściciela. Gdy te warunki są spełnione, nowy członek zespołu może przejąć pracę bez pytania założyciela, jak to było robione ostatnio.

Wdrożenie twórcy krok po kroku

Każdy nowy twórca powinien przejść przez te same etapy, w tej samej kolejności. Typowa sekwencja wygląda tak:

weryfikacja tożsamości, z kopią dokumentów przechowywaną w jednym miejscu;
podpisana umowa z agencją, która określa role, podział przychodów, czas trwania i zasady zakończenia współpracy;
zgody i potwierdzenia wymagane przez platformy;
dane do płatności oraz sposób podziału i wypłaty przychodów;
jasny zapis, kto zarządza kontem i kto może się do niego logować.

Spisanie tej listy raz, w formie checklisty, pozwala zespołowi stosować ją także wtedy, gdy założyciela nie ma na miejscu. Lista szybko pokazuje też, gdzie wdrożenie utknęło: brakujący podpis, dokument, na który wciąż się czeka, dostęp, którego jeszcze nie nadano.

Treść samej umowy to kwestia dla prawnika. Agencja może natomiast dopilnować, by żaden twórca nie zaczynał pracy, zanim wszystkie etapy z listy zostaną zamknięte.

Dokumenty i zgody mają datę ważności

Dokumenty tożsamości tracą ważność. Zgody mogą wymagać odnowienia. Umowy wygasają albo przedłużają się automatycznie. Agencja pracująca z dwudziestoma twórcami i ich zespołami szybko ma setki dokumentów, a każdy z nich wiąże się z jakąś datą.

Arkusz kalkulacyjny sprawdza się przez jakiś czas. Ryzykiem jest to jedno odnowienie, którego nikt nie zauważył, a które wychodzi na jaw dopiero wtedy, gdy platforma, bank lub partner poprosi o dokument. Wtedy agencja nie wybiera już momentu działania: reaguje pod presją, czasem przy zablokowanym koncie.

Rozwiązanie łatwo opisać: każdy dokument ma właściciela, datę ważności i przypomnienie, które przychodzi z dużym wyprzedzeniem. Trudniej jest utrzymać to w porządku, gdy ludzie dołączają i odchodzą. Szerzej pisaliśmy o tym w artykule o kontroli zgodności w rosnącej agencji.

Chatterzy i zespół też się liczą

Łatwo skupić się na twórcach i zapomnieć o osobach, które pracują na ich kontach. Chatterzy, managerowie i freelancerzy często mają bezpośredni dostęp do wrażliwych treści i rozmów.

Platformy i partnerzy coraz uważniej sprawdzają, kto faktycznie obsługuje konto. Kilka kwestii wymaga więc takiej samej dyscypliny jak wdrażanie twórców:

pisemna umowa z każdym członkiem zespołu, łącznie z poufnością;
lista osób z dostępem do poszczególnych kont, z datą nadania dostępu;
jasny krok odebrania dostępów w dniu odejścia.

Jeśli chatter odchodzi w piątek, a w poniedziałek nadal ma dostęp do konta, to znak, że w procesie odejścia brakuje jednego kroku.

Narzędzia, które pomagają zachować kontrolę

Gdy etapy są już spisane, pozostaje pytanie, gdzie przechowywać informacje. Wspólne foldery i arkusze mogą gromadzić dokumenty, ale nikogo nie uprzedzą, że coś zaraz straci ważność.

LegaFlow powstał na podstawie rzeczywistych przypadków agencji właśnie w tym celu: jedno miejsce na umowy, zgody, dokumenty tożsamości i terminy, osobno dla każdego twórcy i każdego chattera, z alertami przed upływem ważności. Zastępuje arkusz, który ktoś aktualizuje, gdy sobie o nim przypomni. Szczegóły można zobaczyć na legaflow.io.

Narzędzie pomaga tylko wtedy, gdy stojący za nim proces jest jasny. Tu wkracza OMAZEO: pomagamy agencjom określić, jak powinny działać wdrażanie, kontrola dokumentów i dostępy zespołu oraz jak organizacja powinna się zmieniać wraz ze wzrostem liczby twórców. W kwestiach dotyczących treści umów lub zgód współpracujemy z prawnikami, a nie ich zastępujemy.

Co zrobić w tym miesiącu

Jeśli Państwa agencja planuje rekrutację, warto zacząć od krótkiego przeglądu przed pierwszą rozmową:

spisać checklistę wdrożenia dla twórców i dla członków zespołu;
sporządzić listę wszystkich dokumentów z datą ważności i osobą odpowiedzialną;
sprawdzić, kto dziś ma dostęp do każdego konta;
zdecydować, gdzie te informacje będą przechowywane od teraz.

Procesy rzadko są najciekawszą częścią budowania agencji, ale to dzięki nim reszta może się dalej rozwijać. Jeśli chcą Państwo spojrzeć na organizację swojej agencji z zewnątrz, prosimy o kontakt z OMAZEO lub zapoznanie się z naszym podejściem.